LTM-data GmbH

Digitale Transformation im eigenen Unternehmen

So erstellt LTM-data GmbH jetzt Kalkulationen und Serviceberichte, händelt die Arbeitszeiterfassung und erstellt automatisch Nachkalkulationen.

1.1 Ausgangssituation

Die Anforderungen an die Unterstützung durch Software sind in den letzten Jahren auch bei uns gestiegen. Unterschiedliche Aufgaben haben wir mit unterschiedlicher Software abgebildet.

• Buchhaltung, Lohn- & Gehalt, Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung haben wir von jeher mit Lexware abgedeckt.
• Zeiterfassung durch LogMyTime

Dann ist einiges hinzugekommen ...

1.2 Kalkulationen erstellen

Eine größere Baustelle waren die Angebote mit den dahinterstehenden Kalkulationen. Früher haben wir das mit Exceldateien abgebildet. Aber das war sehr umständlich und zeitaufwendig.

Wie findet man schnell die Kalkulation, die der jetzt zu erstellenden teilweise ähnlich war? Ein Kunde hat ein Angebot vor 2 Jahren bekommen, und möchte es jetzt bestellen. Nur die Preise in der Exceldatei lassen sich nur sehr mühsam händisch updaten.

In Lexware lassen sich Datanorm-Dateien importieren, damit man die Artikel und Preise parat hat, wenn Mitarbeiter bei Kunden Material verbaut haben. Datanorm-Dateien sind Textdateien, die der Großhändler zur Verfügung stellt, und über die man weiß, welche Artikel der Großhändler zu welchem Preis verkauft.

Aber allein einer unserer Großhändler hat 1,2 Millionen Artikel in seiner Datanorm. Diese Artikel von unterschiedlichen Lieferanten zu Stammartikeln zu machen, war in Lexware eine so umständliche und aufwendige Klickarbeit, dass wir es nach einer Weile verworfen haben. Es reicht nicht, dass Software eine gewünschte Funktionalität zur Verfügung stellt, diese muss auch benutzerfreundlich umgesetzt sein.

Auf dem Markt haben wir leider nichts gefunden, womit wir unsere Wünsche umsetzen konnten. 

Aus diesem Grund haben wir die Software für unsere Kalkulationen selbst erstellt. Zurzeit haben wir circa 3.500 Stammartikel, die so nach Warengruppen eingeteilt sind, dass es für unseren Arbeitsbereich passt. Gleiche Artikel von unterschiedlichen Herstellern machen wir automatisch über die GTIN zu einem Stammartikel, der bei mehreren Lieferanten bestellbar ist. Wir importieren monatlich Datanorm-Dateien von unseren Hauptlieferanten und bleiben so bei den Preisen aktuell.

Viele Artikel können wir von mehreren Herstellern beziehen und so preissensibel bestellen und gegebenenfalls auf den Lieferanten zugehen, damit dieser einige unserer Preise marktgerechter gestaltet. 

Materialwirtschaft: Stammartikel

Kalkulationen können wir nun in einer Baumstruktur darstellen und einzelne Artikel oder Gruppen problemlos in neue Kalkulationen kopieren.

Erstellen beliebig komplexer Kalkulationen in einer Baumstruktur

Wenn wir die Preise einer alten Kalkulation updaten wollen, ist das jetzt nur ein Klick. War in dieser Kalkulation ein Artikel enthalten, der durch einen Nachfolgeartikel ersetzt wurde, haben wir diesen Stammartikel geändert und er ist automatisch auch in den alten Kalkulationen aktualisiert wurden (= durch den Nachfolgeartikel ersetzt).

Bekommen wir den Auftrag, starten wir den Bestellprozess aus der Kalkulation heraus. Dazu verwenden wir jetzt die sogenannte IDS-Schnittstelle zum Händlershop, wenn der Händler diese denn unterstützt. Über die UGL-Schnittstellen zu unserem Großhändlern sehen wir bei vielen bestellten Artikeln direkt in der Kalkulation welche Artikel wann schon geliefert wurden und auf welche wir noch warten müssen.

1.3 Servicenachweise & Protokolle

Dann wurden die Anforderungen an Montage-/ Servicenachweise größer. In der Folge haben wir angefangen, Montage-/ Servicenachweise mit Kizeo Forms abzubilden.

Unsere Mitarbeiter können diese jetzt per Tablet erstellen, können Stammartikel komfortabel auswählen und die Reports digital vom Kunden unterschreiben lassen.

Dabei fielen dann auch gleich Prüfprotokolle mit ab.

1.4 Lexware-Erweiterungen

Lexware hat nicht alle unsere Wünsche bezogen auf Controlling, Projektmanagement und Projektbewertungen abgedeckt.

Da man aber relativ leicht auf die Daten der dahinterliegenden Datenbank zugreifen kann, konnten wir diese Daten abfragen und mit anderen Daten kombinieren, z.B. mit den aufgelaufenen Arbeitsstunden für die einzelnen Projekte aus LogMyTime.

Alle Eingangsrechnungen weisen wir direkt Projekten zu. Wie auch alle Arbeitsstunden.

Auf diese Weise entstehen z.B. automatisch Nachkalkulationen für die einzelnen Projekte, die wir mit den Vorab-Kalkulationen aus unserer Kalkulationssoftware vergleichen können.

Auch in anderen Bereichen konnten wir so viele Exceldateien, die als Hilfe für die fehlende Funktionalität erforderlich waren, ablösen.

1.5 Softwarelösungen miteinander verbinden

Nun hatten wir verschiedene Software, die für sich gut funktionierte, aber leider waren Sie nicht miteinander verbunden. Dabei gab es viele Informationen, die wir überall brauchten. Z.B: die Mitarbeiter mit deren Stundensätzen, die Namen und Adressen der Kunden, die aktuellen Projekte, die Stammartikel …

Sowohl Lexware, als auch Kizeo und LogMyTime bieten dafür Schnittstellen an. Und man kann die Daten aus einer Software exportieren und in eine andere importieren. Da sich diese Daten aber ändern ständig ändern …

• ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt
• ein neuer Kunde kommt hinzu
• neue Stammartikel wurden hinzugefügt und die Preise haben sich geändert

ist es zeitaufwendig und fehlerträchtig alles manuell aktuell zu halten.

Deshalb haben wir selbst Software erstellt, die automatisch diese Datenabgleiche zwischen den verschiedenen Systemen erledigt. So werden zum Beispiel unsere Stammartikel aus der Materialwirtschaft nach Kizeo exportiert, damit unsere Monteure die Stammartikel für die Servicenachweise vor Ort komfortabel auswählen können.

Diese Stammartikel importieren wir ebenso nach Lexware. Eine weitere Konfiguration in Lexware ist bei den Stammartikeln in Lexware nicht mehr erforderlich. 

1.6 Fazit

Es gibt gute Software auf dem Markt, um die Digitalisierung im eignen Unternehmen voranzubringen. Dadurch kann man die Mitarbeiter sehr gut gerade bei stupiden Verwaltungsaufgaben unterstützen. 

Idealerweise entsteht so mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und vielleicht auch eine gesteigerte Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Auch im Controlling erkennt man so viel mehr Details und kann mit diesen Informationen schneller, besser und mit weniger Aufwand erkennen, welche Prozesse oder Projekte erhöhte Aufmerksamkeit erfordern.

Vielleicht ist es aber auch bei Ihnen so, dass Sie merken, dass die von Ihnen eingesetzte Software in einigen Fällen einfach nicht das bietet, was Sie brauchen.

Falls Sie ähnliche Problemstellungen in ihrem Unternehmen haben und vielleicht Unterstützung suchen, z.B. durch einen automatischen regelmäßigen Datenabgleich zwischen unterschiedlichen Anwendungen, kontaktieren Sie uns gerne.

2 Einzelne Komponenten

MS SQL-Server (Express Edition)

Das gemeinsame Gedächtnis für die selbstentwickelte Software.

Lexware

Lexware ist eine weit verbreitete deutsche Software für kaufmännische Verwaltung.

Ibeq ODBC/LX

Eine Software, mit deren Hilfe man über das ODBC-Protokoll auf die interne Datenbank von Lexware zugreifen kann. Nicht auf alle Tabellen gewährt die Schnittstelle auch schreibenden Zugriff.

https://www.ibeq.com/lexware-datenbankzugriff-odbc-lx/

LogMyTime

Erfassung der Arbeitszeiten und Zuweisung derselben zu Projekten. Überstunden- und Fehlzeitenerfassung.

LogMyTime_sync

Überträgt / aktualisiert die folgenden Daten aus LogMyTime (Zugriff über API) in den lokalen MS SQL-Server.

• Gründe für Abwesenheit
• Fehlzeiten
• Tätigkeiten
• Projekte
• Zeiteinträge

Liest zusätzlich noch die folgenden Daten aus dem Internet:

• Feiertage Niedersachen
• Ferien Niedersachsen

Anwesenheitsübersicht

In LogMyTime lassen Urlaubszeiten und Fehlzeiten zwar verwalten, aber eine Übersicht, welche Mitarbeiter gerade oder in nächster Zeit nicht da sind, fehlt. Gerade für die Urlaubsplanung in den Oster-, Sommer- und Herbstferien ist eine solche Übersicht auch fast unverzichtbar.

Die Mitarbeiter können über LogMyTime ihren Urlaub beantragen und mit Hilfe dieser Übersicht kann man leicht erkennen, falls es Probleme gibt, weil zu viele Mitarbeiter mit gleichen Tätigkeitsfelder gleichzeitig Urlaub möchten. 

Liest die Fehlzeiten von LogMyTime aus dem MS SQL-Server. Kann diese Fehlzeiten auch mit den in Lexware hinterlegten vergleichen.

Kizeo Forms

Eine Software, mit der man einfach Formulare erstellen kann, die man dann per App ausfüllen und unterschreiben lassen kann.

Auf die Formulare kann man dann über die Webseite, über eine API oder über das automatische Versenden per Mail zugreifen.

Mit Kizeo erstellen wir unsere Service-Berichte und erstellen auch Messprokolle.

Sync with Kizeo

1. Kizeo Lieferscheine in ein XML-Format umformen, dass Lexware als Lieferschein importieren kann.

2. Die folgenden Daten über einfache CSV-Dateien über eine API in Kizeo importieren/updaten

• Kunden
• Ansprechpartner beim Kunden
• Mitarbeiter
• Stammmaterial

Materialwirtschaft

Die zentrale Aufgabe dieses Programms liegt in der Erstellung von Kalkulationen.

import Datanorm

Liest die Datanorm-Dateien der Großhändler ein und überträgt diese in den MS SQL-Server.

update metal prices

Es gibt Artikel, die Metalle beinhalten und deren Preis deshalb von den aktuellen Börsenpreisen von z.B. Kupfer, Aluminium oder Silber abhängen.

Dieses Programm liest die aktuellen Metallpreise und überträgt diese in den MS-SQL-Server um bestimmte Artikelpreise über diese Börsenpreise kalkulieren zu können.

UGL-Interface

Bei unseren 3 Großhändlern haben wir die UGL-Schnittstelle aktiviert. Die Daten werden über FTP bereitgestellt.

Wir bekommen über diese Schnittstelle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in Form von greulichen Textdateien.

Die Informationen aus diesen Dateien werden in den in den MS-SQL-Server übertragen und den Kalkulationen zugeordnet.

Über diese Dateien können wir sehen, welche Artikel aus der jeweiligen Kalkulation bereits bestellt oder sogar schon geliefert sind.

Material to Lexware

Liest das Stammmaterial aus der dem SQL-Server (vorrangig für die Materialwirtschaft) und überträgt / aktualisiert dieses in der Lexware-Datenbank. Somit stehen die Stammartikel für das Erstellen von Lieferscheinen mit aktuellen Preisen in Lexware zur Verfügung.

Rechnungen

Erweiterung von Analysefunktionen, Zusammenbringen von Eingangsrechnungen und aufgelaufenen Stunden (LogMyTime), Nachkalkulation von Projekten, …

Überträgt / aktualisiert außerdem auch die folgenden Informationen von Lexware in den MS SQL-Server:

• Kunden
• Lieferanten
• Projekte
• ABs
• Rechnungen EK
• Rechnungen VK